Tietosuojaseloste
Tämä on Wuoksen Agility Urheilijat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.5.2018.
Rekisterinpitäjä
Wuoksen Agility Urheilijat ry
Yhteystiedot: www.wuoks.com
Yhteyshenkilö
Wuoksen Agility Urheiljat ry:n jäsensihteeri
Yhteystiedot: www.wuoks.com
Rekisterin nimi
Wuoksen Agility Urheilijat ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän tahon antaman suostumuksen perusteella jäsenyys- ja palvelusuhteen mahdollistamiseksi.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Henkilöiden rekisteröinti
- Kilpailu-, koulutus- ja talkootoiminnan toteuttaminen
- Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
- Sähköinen viestintä
- Analysointi ja tilastointi
- Seuran historian tallentaminen
- Seuratoiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän suostumuksen. Näin ollen jäsenhakemuslomakkeen tulee aina olla alaikäisen lapsen osalta huoltajan täyttämä ja lähettämä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite, jäsenlaji)
- Lisäksi voimme rekisteröidä jäsenistä ja palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja: syntymäaika, koiran nimi, koiran rotu, koiran syntymäaika, agilitylisenssin laji ja numero, pätevyydet (koulutusohjaaja, koetoimitsija ja vastaavat), koiran taso tai kilpailuluokka, osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin, talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista.
Rekisteri sisältää myös suoramarkkinointiluvat ja –kiellot.
Tietoja säilytetään niin kauan kun jäsenyys tai palvelusuhde sitä edellyttää. Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä tai kontaktihenkilön vaihtuessa. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisista, mobiilisovelluksen tai kolmannen osapuolen järjestelmien kautta tai muulla vastaavalla tavalla.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä yhdistyksen toimihenkilöiden kesken. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle vain palvelun niin vaatiessa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
Wuoksen Agility Urheilijat ry hallinnoi jäseniensä tietoja myös kolmannen osapuolen järjestelmien kautta. Näiden järjestelmien käyttöoikeus edellyttää järjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille käyttöoikeustason. Järjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä valvotaan.
Tiedot henkilöiden osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin ovat yhdistyksen eri vastuu- ja toimihenkilöiden käytössä järjestelytehtävien ajan. Tietoja käsitellään tarvittaessa sähköisesti myös kolmannen osapuolen järjestelmissä ja paperiversioina tapahtumapaikoilla.
Yhdistyksen sähköinen- ja paperiarkisto on kulloisenkin hallituksen hallinnassa.
Wuoksen Agility Urheilijat ry:n hallituksella ja sen lukuun toimivilla jäsenillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsen- ja asiakastietoihin. Hallituksen jäsenet ja yhdistyksen toimihenkilöt ovat saaneet ohjeistuksen tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on kuitenkin aina jäsenyyden ja tietyissä tilanteissa myös palveluiden käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.